Remplacement de congé de maternité - poste temporaire)

Sous la supervision du Surintendant, le titulaire du poste sera responsable de seconder le contremaître dans l’exécution de tâches reliées au suivi administratif des opérations.

Elle sera chargée d’effectuer le travail général de bureau, de faire les suivis des bons de travail en cours et de compiler les données au système.

Elle sera également responsable du traitement et de l’entrée de données des feuilles de temps en respectant les procédures et politiques d’Ace Services Mécaniques.

Tâches et responsabilités :

Vérification des feuilles de temps et autres demandes liées à la paie

• Vérifier l’exactitude des feuilles de temps en s'assurant que les informations des feuilles de temps concordent avec celles du bon de travail interne et la demande du client;
• S'assurer d'avoir les journées complètes des employés à entrer au système et vérifier que les heures balancent (incluant les totaux);
• S'assurer que les codes et les bons de travail inscrits sur les feuilles de temps représentent les travaux réellement effectués;
• S'assurer que les feuilles de temps ont été approuvées par le contremaître;
• Faire le suivi des primes;
• Faire le suivi des comptes de dépenses;
• Faire le lien entre les employés et le département de la paie (demande de vacances, comptes de dépenses, etc.).
• Faire la saisie des feuilles de temps au système et conciliation;
• Faire la saisie des pièces et des consommables d’opérations figurant sur les feuilles de temps.

Suivis des projets et assistance aux contremaîtres

• Gérer les relations, les attentes, et la satisfaction des clients tout au long des projets;
• Assurer un rôle de communicateur entre le Siège Social et certaines divisions autant au niveau des opérations que de l'administration;
• Assurer le suivi des projets en cours;
• Assister le contremaître dans la préparation des dossiers de facturation, classer les bons de travail et feuilles de temps correspondants.

Traitement des bons de travail

• Participer à l'ouverture des bons de travail selon les procédures mises en place si besoin;
• Assister le Planificateur de travaux des ateliers dans la révision finale des bons de travail avant de les acheminer pour la fermeture et faire le suivi avec le contremaître;
• Effectuer l'analyse du rapport des BT courus pour s'assurer que tous les BT à facturer ont été traités;

Autres tâches connexes

• Effectuer du classement de documents;
• Assurer le respect des politiques et procédures internes, y compris toutes les pratiques en matière de santé et sécurité au travail;
• Répondre aux demandes de renseignements reçues par téléphone et par courrier électronique et transmettre les appels téléphoniques et les messages;
• Gestion des primes;
• Gestion des comptes de dépenses;
• Gestion des arrivées / départs (Billet d’avion, remboursement km); remboursement facture.

Qualifications :

• Minimum de 2 ans d’expérience de travail de bureau ou dans un poste similaire;
• Diplôme d’études secondaires complété ou toute autre formation pertinente;
• À l’aise dans un environnement d’atelier mécanique;
• Bonnes capacités d’analyse et de gestion des priorités ;
• Polyvalence et organisation;
• Connaissances informatiques.

Conditions de travail :

• Travail de bureau usuel;
• Horaire : 7h30 à 16h00; (possibilité de faire du temps partiel jour et / ou soir si étudiant)
• En présentiel au bureau de Vaudreuil-Dorion;
• environnement de garage.

Poste ouvert aux étudiants dans un domaine administratif connexe.