Agente administrative ou agent administratif culturel (patrimoine)

Poste temporaire, remplacement court terme)

FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS

Patrimoine culturel

• Assurer un soutien logistique et administratif au Conseil local du patrimoine et de la culture ;
• Assurer un soutien logistique et administratif à la mise en œuvre des actions prévues au plan triennal et aux activités ciblées visant la sauvegarde et la mise en valeur du patrimoine valdorien;
• Effectuer la saisie de données concernant l’inscription des éléments patrimoniaux ciblés au Répertoire du patrimoine culturel du Québec et en effectuer le suivi;

Administration

• Effectuer un support administratif auprès de la directrice du service et de l’équipe des cadres;
• Accueillir les visiteurs et recevoir les appels, répondre aux demandes de renseignements, diriger l’interlocuteur vers la personne ou le service jugé apte à répondre;
• Effectuer la saisie des factures à payer dans le logiciel (faire les requêtes et les réceptions), faire les commandes de matériel et en faire le suivi avec le Service des achats;
• Préparer les demandes de chèques, les acheminer à la trésorerie et en faire le suivi;
• Encaisser les revenus des activités du Service culturel, préparer les dépôts, compléter les statistiques de revenus;
• Saisir les données des feuilles de temps des employés du Service culturel dans le système de paie, dans les délais prescrits;
• Saisir les informations concernant les employés dans Agendrix, diffuser les quarts de travail à combler et les attribuer, selon les directives des responsables d’activités;
• Assurer un soutien administratif aux activités du Service culturel et à ses comités afférents (rédaction de procès-verbaux, convocation, classement de documents, correspondance, etc.);
• Tenir la petite caisse à jour (rapport des transactions et renflouement) et les caisses de change;
• Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat ou une formation jugée équivalente;
• Détenir une expérience ou une connaissance dans un domaine connexe : histoire, aménagement du territoire, urbanisme constitue un atout;
• Bon sens de la communication;
• Avoir une expérience pertinente d’au moins trois (3) ans dans le domaine;
• Posséder un esprit créatif et des connaissances en graphisme (un atout);
• Être en mesure de travailler sur plusieurs dossiers simultanément;
• Avoir une bonne capacité de production à la saisie et posséder une bonne connaissance de la Suite Office et d’Internet;
• Excellente maitrise de la langue française;
• La connaissance de l’anglais constitue un atout;
• Démontrer un très bon sens de l’organisation, être autonome, avoir de l’entregent et de l’initiative.