Fonctions :

Sous l’autorité de la direction générale, le / la Responsable administratif / administrative exécute l’ensemble des tâches comptables incluant la paie.

La personne assume différentes tâches reliées à l’administration générale et plus spécifiquement en matière de ressources humaines afin de permettre à la direction générale de réaliser ses mandats.

La personne est une référence pour les membres du personnel et de la direction. La personne siègera sur le Comité de gestion.

Tâches comptables :

• Effectuer toutes les activités reliées à la comptabilité de l’organisme (paiement des factures des fournisseurs, taxes, loyers, émission de chèques, dépôts, facturation, virements);
• Faire des écritures au journal général, tenir à jour et faire la balance des vérifications de divers comptes en utilisant le système informatisé Sage 50;
• Faire les conciliations bancaires hebdomadaires / mensuelles et émettre les rapports à l’appui pour le Conseil d’administration ;
• Préparer les rapports et documents reliés à la fin d’année financière pour les vérificateurs;
• Faire les redditions de comptes mensuelles au CIUSSS;
• Exécuter la paie et produire les rapports qui y sont liés et faire concorder le registre des paies versées avec les relevés bancaires, compléter les écritures comptables;
• Rassembler, vérifier et traiter les feuilles de temps des employés (présences, congés, heures supplémentaires, paiements spéciaux, corrections) et notes de frais en préparation de la paie;
• Préparer les terminaisons d’emplois, les relevés d’emploi pour maladie et / ou maternité, les T4 et R1;
• Calculer et s’assurer de la provision des vacances, jours de maladie et sociaux;
• Émettre les reçus d’impôt.

Tâches reliées aux ressources humaines :

• Renseigner les employés sur les questions relatives à la paie, la feuille de temps, les conditions d’emploi, les congés et les régimes d’avantages sociaux;
• S’assurer du respect des lois du travail en vigueur et des politiques internes;
• Exécuter l’ensemble du processus de recrutement (rédaction offre d’emploi, affichage à l’interne et sur divers sites d’emploi, tri de CV, vérification des antécédents et rédaction des contrats de travail);
• Créer les dossiers des nouveaux employés et veiller au maintien des informations à jour;
• Élaborer et rédiger des politiques et procédures pour la mise à jour du Manuel des employés, recommander des changements ou des modifications aux politiques existantes tout en assurant la bonne application des lois et règlements du travail;
• Administrer les programmes d’avantages sociaux (assurance collective, régime d’épargne retraite, assurance maladie), remplir, vérifier et traiter les documents nécessaires;
• Exécuter le maintien de l’équité salariale selon la Loi.

Tâches administratives :

• Compléter et soumettre les formulaires reliés aux programmes gouvernementaux (subventions diverses, équité salariale, Registraire des entreprises, déclaration des salaires, demande TPS / TVQ, etc.);
• Compiler les heures de formation des employés, joindre les informations requises et soumettre les demandes de subvention et d’accréditation auprès de Service Québec;
• Rédiger des formulaires, lettres, diverses correspondances, etc.;
• Effectuer toutes autres tâches connexes à la demande du supérieur immédiat.